Cómo planear reuniones de trabajo productivas en las empresas.

En este artículo conocerás 12 variables que debes tener en cuenta para aprender cómo planear reuniones de trabajo productivas.

Está claro que el trabajo en equipo es vital para el desarrollo de cualquier empresa y esto implica tener reuniones frecuentemente para planear objetivos; hacerles seguimiento; resolver inconvenientes; o simplemente hacer públicas algunas novedades.

En la actualidad estas reuniones se pueden dar de manera presencial o virtual, pero de cualquier manera debemos ser bastante cuidadosos ;ya que si no se organizan de la manera correcta la empresa resultará perjudicada.

El tiempo que toma reunir a todos los miembros del equipo será una inversión sí y solo sí, la reunión tiene un objetivo claro y se lleva a cabo adecuadamente. De lo contrario la productividad de la empresa disminuye y seguramente los resultados positivos también lo harán.

Desafortunadamente, son pocas las reuniones que terminan siendo 100% productivas y por desgracia, hemos caído en lo que llama Dave Grady, conferencista de TED, el SAI, Síndrome de Aceptación Insensata.

Qué es el Síndrome de Aceptación Insensata.

Dave Grady lo describe como un reflejo involuntario en el cual una persona acepta una invitación a una reunión; sin ni siquiera pensar en por qué lo invitan.

Ya sea porque se quiere sentir importante o sencillamente porque es más fácil asistir a una reunión que realizar su trabajo, es común terminar atrapados en una silla durante horas viendo cómo los egos de otros miembros del equipo quieren sobresalir y hacer realidad sus voluntades.

Para combatir esto, David sugiere que al momento de recibir una invitación nos pongamos en contacto con la persona que la envió y le preguntemos cuál es el objetivo de la reunión, y de qué manera podemos ayudarle a conseguir esos objetivos.

Así, sabremos exactamente si nuestro tiempo será una inversión o una pérdida. Además, se irá creando conciencia sobre la importancia del tiempo del equipo de trabajo y por lo tanto, asuntos que antes necesitaban de una reunión para resolverse; se podrán solucionar mediante un simple correo.

A esta altura, está claro que no debemos ir a una reunión si no es necesario. Pero ¿qué pasa si somos líderes de nuestros proyectos y necesitamos convocar una reunión? ¿Cómo planear reuniones de trabajo productivas?

Si no lo sabes, a continuación encontrarás la respuesta.

Cómo planear reuniones de trabajo productivas

Hay 12 variables fundamentales que debes considerar:

Objetivos.

Tener los objetivos claros será la base del resto de la reunión. Sobre ellos, se construirá toda la estructura y al final, cuando se evalúe su obtención se sabrá qué tan útil fue la reunión.

Priorizar.

Si hay muchos temas es mejor realizar varias reuniones cortas y no una sola. Entre más tiempo pasamos realizando la misma actividad, tendemos a perder la concentración. Además se debemos dejar tiempo para realizar las actividades del día a día.

¿Quienes asisten?

No siempre es necesario convocar a todos los miembros del equipo de trabajo. Así que necesitamos estudiar a fondo los objetivos y definir quienes son las personas indicadas.

Recordemos que el tiempo de los trabajadores es el tiempo de la empresa y reunir a personas que no aportarán a la obtención de los objetivos, puede ser perjudicial.

Planear.

De nada sirve saber qué temas se van a tratar y con quiénes, si no está claro cómo se hará.

Haste las siguientes preguntas:

  • ¿Se quieren informar novedades?
  • ¿Hacer una lluvia de ideas?
  • ¿Solucionar problemas?
  • ¿Resolver dudas?

Cada reunión tiene su desarrollo y es importante saber cómo se llevará. Porque de ahí depende la eficacia de la misma.

Informar.

Es importante que los miembros que asistan a la reunión sepan de qué se va a tratar. De esta forma pueden estar preparados y en caso de tener que socializar, sus ideas van a ser más claras y el tiempo general de la reunión será más corto.


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Escoger condiciones adecuadas.

La hora y el lugar son factores importantes para llevar a cabo una buena reunión. No queremos que nuestro equipo de trabajo esté cansado ni incómodo.

Moderador.

Antes de comenzar la reunión es vital tener a un moderador, que será el encargado de lo siguiente:

  • Llevar las riendas de todo lo que se diga.
  • Enlazar ideas que estén relacionadas.
  • Servir de cause cuando las opiniones se alejen de lo verdaderamente importante.
  • Y de asegurarse que todas las personas involucradas tengan la oportunidad de expresarse.

Puntualidad.

Si se planeó una reunión ya está implícita la importancia de la misma, así que debemos ser consecuentes y responsables con el tiempo de los participantes.

Empezar a tiempo demuestra respeto y compromiso. Además asegura TERMINAR MÁS RÁPIDO.

Equidad.

Cuando se designa un grupo de trabajo se hace pensando en que cada miembro puede aportar. De la misma forma, en una reunión la visión de todos los participantes es importante.

Asegurarnos que los miembros más reservados tengan la confianza de compartir su opinión en público es vital para tener una perspectiva global y así alcanzar los objetivos.

Sigue el plan.

El cómo se planeó la reunión es el libreto a seguir para no perder el norte; por lo tanto debemos seguirlo al pie de la letra.

Sortea desafíos.

Gregorio Billikopf, asesor de la universidad de California, comparte algunos desafíos que podemos encontrar en las reuniones:

  • “Alargador” de reuniones (aquellos que desean prolongar la reunión para evitar regresar al trabajo),
  • El fanfarrón así como los participantes que tienen su tema favorito o agenda personal;
  • Señales que indican que los participantes han perdido interés, no comprenden lo que se está diciendo, o pueden estar en desacuerdo; pero no lo expresan.
  • Menospreciar la idea de alguien, ya que esto puede extinguir la creatividad.
  • Declarar que uno tiene la solución, ya que esto también puede sofocar la creatividad.

Resumir.

Al final de la reunión es importante recapitular las ideas más importantes. Si se decidió entregar responsabilidades a los miembros, recordar cuáles fueron sus tiempos de entrega correspondientes.

Espero que de ahora en adelante, sepas cómo planear reuniones de trabajo más agradables y eficientes

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